Présentation du challenge

Cette année, j’ai décidé d’organiser un évènement pour la journée de la femme, mais cette fois, en ligne!

Je souhaites inviter plusieurs femmes à s’exprimer et leur donner une visibilité commune.  Quelle belle occasion de proposer en même temps un challenge et de vous partager mes étapes pour organiser un évènement.  

Si vous avez envie de créer votre propre évènement en ligne, soit pour le lancement de votre podcast ou de votre livre, ou encore parce que vous souhaitez promouvoir vos nouveaux services ou créer un mini festival, ces étapes vous aideront à jalonner votre parcours.  Bien entendu, chaque évènement est très différent et je vais tenter d’être le plus large possible.

Alors, si ça te branche, c’est parti!

Table des matières

Jour 1 – La vision

Jour 2 – Faire la liste des choses à faire

Jour 3 – Communiquer son idée par écrit

Jour 4 – Communiquer son idée en vidéo

Jour 5 – Liste des invités/collaborateurs potentiels

Jour 6 – Trouver les coordonnées

Jour 7 – Rédiger clairement vos attentes

Jour 8 – Rédiger vos invitations à participer

Jour 9 – Contacter

Jour 10 – Créer un visuel

Jour 11 – Créer une page de capture

Jour 12 – Partager PC sur les RS

Jour 13 – Calcul budget et ressources

Jour 14 – Rédiger une offre d’échange de visibilité

Jour 15 – Proposition commandites

Jour 16 – Créer et programmer des post Meta

Jour 17 – Promotion de l’évènement

Jour 18 – Promotion sur le site

Jour 19 – Évènement Facebook

Jour 20 – Message de rappel

Jour 21 – Confirmer les invités

Jour 22 – Dossier commanditaires – suivi

Jour 23 – Communiqué de presse

Jour 24 – Créer une publicité

Jour 25 – Dossier commanditaires – entente

Jour 26 – Promotion RS

Jour 27 – Promo 24H

Jour 28 – Jour J

 

Jour 1 - La vision

Description de la tâche

Aujourd’hui, il s’agit simplement de décrire l’idée le plus précisément possible.

Devoir no.

Le 8 mars, c’est la journée idéale pour voir le monde à travers les yeux d’une femme. Pourtant, être femme ne signifie absolument pas qu’on se ressemble toutes ni même que nous ayons les mêmes valeurs ou les même aspirations.

Pour moi, c’est primordial qu’il y ait des espaces où l’on peut se partager sans pudeur ni tabous. Mon objectif est de donner une vitrine aux femmes de tous les horizons et générations, de découvrir leurs opinions, et ce, sans jamais les juger. 

Je souhaites créer un espace en ligne, ou chaque femme peut librement s’exprimer.  Je vais inviter les femmes à répondre à quelques-unes de mes questions en se filmant. Pendant 3 jours, soit du 8 mars au 10 mars, je vais diffuser les réponses recueillit, sous forme d’un grand dialogue, aux opinions variées

Jour 2 - Faire la liste des choses à faire

Description de la tâche

Chaque projet demande une planification différente. Par exemple, si vous organisez un évènement en direct, vous devez vous assurer que les gens sont disponibles et fiables.

En mettant sur table tout ce qui est à faire, il sera plus facile de déterminer les priorités et d’organiser son temps réalistement.

Aurez-vous des commanditaires? Si oui, il faut penser aux délais. Mon challenge se passe sur 28 jours, mais il en faut souvent beaucoup plus si vous souhaitez avoir des partenaires financiers. On va quand même faire l’exercice.

Devoir no.2

Tu commences par faire la liste de tout ce qui est à faire.

Ensuite, tu détermines l’ordre dans lesquels tout doit être fait. Tu peux commencer par le jour J et remonter jusqu’à aujourd’hui, parfois, c’est plus facile d’être réaliste.

Puis tu essaies de fragmenter le plus possible les différentes tâches, en plus petites tâches.

Mon devoir

→ Dans mon cas, je n’ai pas cette contrainte de la disponibilité de mes invités, mais j’en ai une autre, celle de rassembler tout le matériel et de me ménager assez de temps pour faire les montages.

→ Je ne vais pas refaire la liste des choses à faire, puisque je l’ai déjà fait pour créer la table des matières pour ce challenge. Vous pouvez vous en inspirer.

Jour 3 - Communiquer son idée

Description de la tâche

Maintenant, vous devez communiquer votre idée aux autres. Aux potentiels collaborateurs tout d’abord.

Il faut être le plus explicite possible, les gens ne peuvent pas deviner tout ce qui fourmille dans notre tête.

Il faut que notre idée soit claire et concise.

Il faut que nos attentes envers les collaborateurs soient limpides.

Et les gens veulent savoir ce qu’ils vont tirer de cette expérience! Essayer de présenter votre projet sous cet angle plutôt que sous l’angle “voudrais-tu me faire une faveur”…

Devoir no.3

Le 8 mars, c’est la journée idéale pour voir le monde à travers les yeux d’une femme. Pourtant, être femme ne signifie absolument pas qu’on se ressemble toutes ni même que nous ayons les mêmes valeurs ou les même aspirations.

Pour moi, c’est primordial qu’il y ait des espaces où l’on peut se partager sans pudeur ni tabous. Mon objectif est de donner une vitrine aux femmes de tous les horizons et générations, de découvrir leurs opinions, et ce, sans jamais les juger. Est-ce que ça te plairait de participer à cet évènement unique?

J’ai créé un questionnaire, question de se donner une direction. Tu n’as simplement qu’à répondre aux questions en te filmant comme si nous étions sur Zoom par exemple. Tu peux répondre à toutes les questions ou en choisir quelques-unes. Tu peux aussi ajouter des éléments qui te semble important de partager! Bref, tu es libre! J’accepte même les audios 😉

Le questionnaire est disponible en formats texte ou vidéo.

Je m’occupe de faire un montage, afin de créer un certain dialogue et de le diffuser, du 8 au 10 mars. Pour être en mesure d’avoir le temps de tout monter, je te donne jusqu’au 29 février 2024 pour m’envoyer ta vidéo/extrait audio. Bien entendu, si tu me l’envois avant, c’est encore mieux!!

Ah et j’oubliais!! J’aimerais aussi diffuser quelques performances. Si tu as un talent que tu aimerais partager avec nous, propose-moi un extrait (disons entre 2 et 5 min)!

Tu m’envois tout ça au prodmoineau@gmail.com ou via Wetransfer si c’est trop gros, en utilisant la même adresse.

Merci énormément de jouer le jeu!

Les vidéos/audios seront diffusés sur la chaîne YouTube Artistes Solidaires et sur la plateforme https://artistessolidaires/journéedelafemme. Toutes les femmes qui auront participées, seront référencée sur la plateforme. J’aurai donc besoin:

Du nom de ton entreprise/podcast/artiste

Liens internet (site web, RS, autres)

Une photo de profil

Si tu as des questions, n’hésite pas à m’écrire au prodmoineau@gmail.com ou à me contacter sur FB.

Au plaisir de t’écouter!!

Angélique Duruisseau

Jour 4 - Communiquer son idée en vidéo

Description de la tâche

De nos jours, si on veut vraiment capter l’attention du public, ça nous prend de la vidéo. Je sais que pour certain d’entre nous, parler à la caméra n’est pas si facile. C’est pourquoi nous proposerons des défis en lien avec faire des vidéos très bientôt.

Le défi aujourd’hui, est de redire tout ce que vous avez dit par écris, en ajoutant peut-être de l’humour, des anecdotes, etc. N’essayez pas d’être parfait, au contraire, la vidéo servira à prouver qu’il y a un ou des vrais humains derrière le projet. Quand on s’exprime en direct, on a pas le même débit, ni la même cohérence qu’à l’écrit, et c’est bien comme ça. Ceux qui ont besoin d’un texte bien ficelé pourrons lire votre version écrite.

Devoir no.4

Mon conseil aujourd’hui, c’est de rester simple et d’accepter vos hésitations.  Il ne s’agit pas ici de faire une superbe vidéo mais au contraire, de faire un petit vidéo qui nécessitera un minimum de montage!

J’ai enregistré cette présentation dans le Bunkers studio. J’en ai profité pour enregistrer aussi le questionnaire en version vidéo pour celles qui le préfère.

Jour 5 - Faire la liste des invités/collaborateurs potentiels

Description de la tâche

Aujourd’hui, il s’agit de créer un document qui nous aidera à faire le suivi et à ne rien oublier.

Pour créer le document, je vais utiliser l’application Notion.  Si vous seriez intéressez à suivre un challenge pour apprendre à utiliser Notion, écrivez-moi à prodmoineau@gmail.com.  Un ficher Excel est toutefois suffisant pour cette tâche.

Donc, une fois le document créé, vous ajoutez le nom de toutes les personnes que vous aimeriez approcher. À cette étape, il faut rêver grand!  Bien entendu, vous recevrez peut-être quelques refus, mais c’est mieux qu’une occasion en or ratée parce que vous n’avez pas osé!  

D’ailleurs, un refus ne signifie pas nécessairement que la personne n’est pas intéressée.  Prenez le temps de demander gentiment, sans insister, les raisons du refus.  Si une personne n’est vraiment pas intéressée, vous en aurez le coeur net. Et de l’autre côté, peut-être que cette personne pourra collaborer avec vous sur un autre projet, à un autre moment.  Peut-être même qu’un jour, elle pourrait avoir besoin de vos services.  

Allez, c’est parti, qui allez vous inviter à votre évènement?

Devoir no.5

Je vous propose de créer un document avec les éléments suivants: 

  • Nom de l’invité
  • Son courriel
  • Son téléphone (optionnel)
  • Une case à cocher Acceptée
  • Une case à cocher Déclinée
  • Et toutes autres informations que vous jugez importantes

→ Par exemple

  • Nom de l’entreprise/podcast 
  • Lien vers site web ou Page FB
  • Rôle dans votre projet
  • Matériel reçu
  • Rappel
  • Notes importantes
  • etc.

Je vous partage mon document, mais évidement, les noms et adresses sont fictifs, car ce sont des informations personnelles.  

NE PUBLIEZ JAMAIS DE LISTE DE NOMS ET DE COURRIELS SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX, C’EST ILLÉGAL!!

Partagez-nous plutôt le document vide et remplissez-le ensuite.

Jour 6 - Trouver les coordonnées (courriels)

Description de la tâche

C’est le temps de faire de la recherche. Vous allez bien entendu commencer par remplir les contacts que vous avez déjà. Ensuite, vous pourrez utiliser différentes sources pour contacter vos invités/collaborateurs potentiels.

Vous pouvez commencer par LinkedIn, qui est un réseau social pour les professionnels. On retrouve souvent beaucoup plus d’infos que sur facebook. Bien entendu, LinkedIn est encore plus intéressant quand on est Premium.

Si votre invité/collaborateur est une personnalité publique ou qu’elle possède une entreprise, il est fort probable qu’elle à un site internet où l’on retrouvera des infos de contact.

Parfois, il faut passer par un agent. Inutile d’essayer de lui vendre l’originalité ou la pertinence de votre évènement, un agent veut savoir ce que son client va gagner (en argent, en notoriété et parfois en visibilité…)

Mon conseil serait celui-ci. Vous pouvez contacter les gens via différentes sources: Facebook, Instagram, LinkedIn, Téléphone, Formulaire de contact sur le site web, etc.

Mais si la personne se montre intéressée, demandez-lui immédiatement une adresse courriel pour la rejoindre. Cela facilitera votre communication, les suivis et les rappels!

Devoir no.6

Dans mon cas, je veux inviter toutes les femmes que je connais.  

Même celles que je ne connais pas sont bienvenues.

C’est pourquoi je vais aussi créer une page de capture pour que des femmes hors de mon réseaux puissent venir s’inscrire si elles le souhaitent.  Cette tâche est prévue pour le jour 11.

Tous les moyens de communication - Challenge créer un évènement en ligne

Jour 7 - Rédigez clairement vos attentes envers vos collaborateurs/invités

Description de la tâche

C’est très important d’être le plus clair possible. Plus la tâche sera simple pour vos invité/collaborateurs, plus ils auront envie de dire oui. Et bien entendu, plus ils feront ce que vous attendiez d’eux.

Vous le savez, c’est beaucoup plus facile de procrastiner quand la tâche n’est pas claire.

Ne pensez jamais que “c’est évident”… qu’ils vont penser à ça d’eux même, etc. Si vous avez commencé à utiliser ChatGPT, vous avez remarqué sans doute que c’est comme un assistant, mais un peu plus simplet… c’est-à-dire, qu’il n’a aucune initiative. Vous devez lui dire quoi faire dans les moindres détails.

Bien entendu, vos invités ne sont pas des machines, ils ont des intérêts, des objectifs personnels, il ne faut pas s’attendre à ce qu’elle agisse et réagisse comme votre cher assistant ChatGPT.

Mais…

Rappelez-vous, plus vous serez clair quand à vos attentes, meilleurs seront vos résultats!

Devoir no.7

Mon devoir:

Voici ce dont j’aurai besoin pour ta participation.

Ton nom:

Ton pseudo: (s’il y a lieu)

Le lien vers ton site web (ou autre plateforme):

Les réponses à mes questions (en format vidéo ou audio) AVANT le 1er mars:

Une photo de profil (visage):

Une description de ton activité (max 100 caractères):

L’entente signée:

Tu seras invitée à faire la promotion de l’évènement, à ta discrétion.

Bien entendu, tu t’engages au minimum à partager l’évènement sur ta page ou ton mur, le jour même, soit le 8 mars 2024.

Tous les moyens de communication - Challenge créer un évènement en ligne

Jour 8 - Rédigez l'invitation à participer

Description de la tâche

Aujourd’hui, on rédige le courriel d’invitation qu’on va envoyer à nos invités/collaborateurs potentiels.  À ce stade, comme vous présentez le projet, vous pouvez vous adresser plus largement.  Bien sûr, par la suite, vous pourrez essayer de les contacter plus directement, soit via les réseaux sociaux, soit par téléphone…

Je vous partage le courriel que j’ai rédiger pour inviter les femmes à participer à un évènement spécial.  Chaque projet étant différent, il est difficile de décrire le contenu autrement que

Est-ce clair à qui vous vous adresser?

Est-ce qu’on comprend rapidement de quoi il s’agit?

Est-ce que vous leur avez donné une raison de vouloir participer? 

Est-ce que la marche à suivre est clair?

Est-ce clair que c’est un évènement en ligne? Et la manière d’y participer?

Bref, les bonnes vieilles questions pour qui, quoi, pourquoi, comment et où…

N’oubliez pas d’être courtois. Essaie quand même de ne pas trop donner le choix dans tes formulations. Évite les « si tu le souhaites », « si tu as le temps », « j’ai pensé que ça pourrait peut-être vous intéresser » et choisis plutôt: « J’ai pensé à vous », « ta précieuse participation », « vous seriez parfait pour l’évènement »…

Bon, je ne dis pas que je suis la meilleure pour rédiger ce genre d’invitation, mais je travaille à suivre mes conseils 😉

Logo mail pour Philomela

Devoir no.8

PAROLES DE FEMMES

Le 8 mars, c’est la journée idéale pour voir le monde à travers les yeux d’une femme. Pourtant, être femme ne signifie pas qu’on se ressemble toutes, ni même que nous ayons les mêmes valeurs ou les mêmes aspirations.

Pour moi, c’est primordial qu’il y ait des espaces où l’on peut échanger et se partager sans pudeur ni tabou. Mon objectif est de donner une vitrine aux femmes de tous les horizons et générations, de découvrir leurs opinions, et ce, sans aucun jugement.

Est-ce que ça te plairait de participer à cet évènement unique?

J’ai créé un questionnaire, pour se donner une direction. Tu n’as simplement qu’à répondre aux questions en te filmant comme si nous étions sur Zoom par exemple. Tu peux répondre à toutes les questions ou en choisir quelques-unes. Tu peux aussi ajouter des éléments qui te semble important de partager! En fait, tu peux me parler de ce qui te plait! Bref, tu es libre! J’accepte même les audios 😉

Le questionnaire est disponible en formats texte et vidéo, pour celles qui le préfère.

Je m’occupe de faire un montage, afin de créer un certain dialogue et de le diffuser, du 8 au 10 mars.

Pour être en mesure d’avoir le temps de tout monter, je te donne jusqu’au 4 mars 2024 pour m’envoyer ta vidéo/extrait audio. Bien entendu, si tu me l’envois avant, c’est encore mieux!!

Ah et j’oubliais! J’aimerais aussi diffuser quelques performances. Si tu as un talent que tu aimerais partager avec nous, propose-moi un extrait (disons entre 2 et 5 min)!

Les vidéos/audios seront diffusés sur la chaîne YouTube Artistes Solidaires et sur la plateforme du même nom.

Toutes les femmes qui auront participées, seront référencée sur la plateforme.

J’aurai donc aussi besoin:

Du nom de ton entreprise/podcast/artiste

Liens internet (site web, RS, autres)

Une photo de profil

Tu m’envois tout ça au prodmoineau@gmail.com ou via Wetransfer si c’est trop gros, en utilisant la même adresse.

Peux-tu répondre à ce courriel par OUI si tu veux participer ou par NON si c’est impossible.  Cela facilitera mon suivi 😉 MERCI!!

Pour celles qui n’aiment pas lire, voici les vidéos:

Présentation: https://youtu.be/YGB1NDpqO6E

Questionnaire: https://youtu.be/Ncn58WyKwME

Merci énormément de jouer le jeu!

Si tu as des questions, n’hésite pas à m’écrire au prodmoineau@gmail.com ou à me contacter sur FB.

Au plaisir de t’écouter!!

Angélique Duruisseau

prodmoineau@gmail.com

PS: Si tu connais une autre ou d’autres femmes qui auraient envie de jouer le jeu, n’hésite pas à partager ce courriel!!!

Jour 9 - Envoyer l'invitation

Description de la tâche

Aujourd’hui c’est super simple, on envoi les invitations!!!

Tous les éléments sont prêts: le texte de présentation, la vidéo (s’il y lieu), les courriels, les liens, etc.

Il nous reste à assembler tout ça dans un courriel.

Puis à l’envoyer!

 

Logo mail pour Philomela

Devoir no.9

Mon conseil: À moins que vous utilisiez un logiciel comme Mailchimp ou GetResponse, je vous conseil de mettre les adresses en CCI plutôt qu’en CC. CCI signifie Copie conforme invisible et cela fait en sorte que la personne qui reçoit le courriel ne voit que son adresse et non pas toutes les adresses des autres invités.

Jour 10 - Créer le/les visuels de l'évènement

Description de la tâche

C’est le temps de penser au visuel. Que vous le fassiez faire, que vous ayez l’intention d’utiliser des images libre de droit ou que vous souhaitiez créer votre propre visuel, il vous faut penser à ce qu’il devra communiquer.

Si vous le faites vous-même, il est déjà tard pour s’y mettre!

Si vous souhaitez déléguer la tâche, essayer de communiquer le plus clairement votre idée, pour que le travail se fasse rapidement.

Devoir no.10

Mon devoir:

De mon côté, puisque c’est un évènement consacrés aux femmes, j’ai optée pour des images de femmes diverses. Puisqu’il s’agit d’un évènement unique et que je n’ai pas vraiment le temps en ce moment de créer un visuel pour cet évènement, j’ai choisi d’utiliser des images libre de droit.

Image libre de droit pour Page de capture

Jour 11 - Créer une page de capture

Description de la tâche

Aussi appelée Landing page, il s’agit d’une page qui présente votre projet et permet au visiteur de s’inscrire et ainsi manifester clairement son intérêt! Ce sont des précieux outils qui sont désormais à notre disposition!

La fonction est disponible avec la plupart des logiciels d’autorépondeur (Convertkit, Systeme.io, Sending blue…) Et vous pouvez bien sûr créer votre propre landing page avec WordPress!

Devoir no.11

Voici ma landing page, créé avec Converkit.

pages.angeliqueduruisseau.com/parolesdefemmes 

 

Jour 12 -

Description de la tâche

Logo mail pour Philomela

Devoir no.12